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¿Cómo hacer más eficientes tus reuniones de trabajo?

"Un grupo reducido de personas brillantes puede cambiar el mundo. De hecho, es lo único que alguna vez lo ha cambiado ". Margaret Mead



La productividad en una empresa no solo se mide en cuantas piezas se producen sino también en cuánto tiempo invertimos desperdiciamos en llevar a cabo una actividad.


En ocasiones, en nuestra empresa sufrimos de “juntitis” laboral y cuando convocamos a reunión lo único que queremos es aprovechar al máximo las reuniones, por eso te comparto 9 tips para hacer más eficientes las reuniones.


1. Define un objetivo.

Es muy importante establecer qué queremos resolver con la junta y lo podemos definir desde que convocamos al equipo, esto evitará desviarnos del tema en la junta.

Te recomiendo anotar en un rotafolio, pizarrón o un Google Docs compartido el objetivo y todas aquellas cuestiones que se van mencionando en la junta y que no están asociadas al objetivo PERO pueden ser relevantes más adelante.


2. Define una agenda, las reglas de la junta y los roles de los participantes.

Hay 2 roles súper importantes que debes definir el “timekeeper”, es decir, quien es responsable de administrar el tiempo de colaboración y evitar que se desvíe el tema central de la junta; la segunda persona es el responsable de hacer la minuta.


3. Asigna un tiempo de descanso. Puedes aplicar la regla 30-10.

En ocasiones la junta es muy prolongada o tenemos un equipo muy disperso que se distrae fácilmente con problemas de su departamento. Si es tu caso y necesitas de mucha concentración de los participantes, establece al inicio espacios de tiempo de 30 min de junta y tienen después 10 min de descanso para contestar algún correo, llamada o incluso ir al baño, esto te ayudará a lograr el objetivo.


4. Empieza puntual.

El tiempo de todos es valioso así que si aún no llegan todos los convocados, tú empieza.

No olvides tener proyectada tu presentación antes de iniciar la junta.


5. Organiza la reunión al inicio de la jornada laboral.

Normalmente conforme va pasando el día se van acumulando pendientes y eso ocasiona que se puedan distraer durante la reunión.


6. Cuando se presenten divisiones irreconciliables de opinión cambia de tema o suspende la reunión.

No permitas que la reunión se convierta en una discusión sin fin. Luego, dialoga por separado con las partes para empezar el trabajo de encontrar puntos en común.


7. Asigna los lugares que deben ocupar los asistentes en la mesa.

Es una buena idea mezclar a las personas para evitar que se armen grupos de conversación dentro de la reunión.


8. Siempre entrega la palabra a las personas de mayor cargo al final de la discusión.

Si ellos hablan primero, los demás acomodarán sus opiniones.


9. Termina todas tus reuniones con una nota positiva.

Eso le dará un plus a tu reunión y la hará diferente a las demás.


Por: Kukis Meléndez



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